Trang chủBKTT Thiếu nhiBKTT Phổ thôngBKTT Nâng caoBKTT Tổng hợpVăn minh thế giớiKhám phá & Phát minhCác nướcĐại từ điểnMultimediaHướng dẫn  
 
 
Tiêu điểm
Du hành trong dải ngân hà
Những kính viễn vọng hiện đại
Sự hình thành các thiên hà và...
Phân tử hữu cơ trong vũ trụ....
Ứng dụng của laser - một thành...
Có sự sống ngoài trái đất hay...
Thiên văn vô tuyến và những...
Nguồn gốc loài người
Lược sử các phát minh
Các nhân tố chi phối sự hình...
Thư viện ảnh
Rất hấp dẫn & phong phú
Hấp dẫn
Bình thường
Ít thông tin, kém hấp dẫn
 
  
Bạn chưa đăng nhập!
 BKTT Nâng cao   Nhà nước - Pháp luật - Chính trị - Quân sự   Quang cảnh pháp luật trên thế giới


CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cân thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước.

Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản như sau:

a. Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phòng lưu trữ quốc gia;

b. Tổ chức khai thác sử dụng chúng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.

Để thực hiện những chức năng cơ bản đó công tác lưu trữ phải đảm bảo các nội dung sau:

a. Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ.

b. Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ.

c. Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ phải được tiến hành đảm bảo các nguyên tắc về tính chất sau:

a. Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước. Kẻ thù dùng mọi thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp… khai thác những tài liệu này nhằm phung phá Nhà nước về mọi mặt. Đảm bảo an toàn tuyệt đối và không  để lọt vào tay kẻ thù tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ nặng nề và rất quan trọng, đồng thời cũng là yêu cầu, đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ ở các cơ quan từ Trung ương đến địa phương.

b. Tính khoa học: tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt trong đời sống xã hội, chính trị của đất nước. Để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ, hơn nữa còn phải có hệ thống lý luận riêng để đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả lượng thông tin rất lớn, rất có giá trị đối với đời sống chính trị và xã hội.

c. Tính chất nghiệp vụ: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội đất nước. Thí dụ, quản lý công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành giáo dục và đào tạo...

2. Một số khái niệm cơ bản của công tác lưu trữ.

a. Phông lưu trữ là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

b. Phông lưu trữ Quốc gia là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước nhất định.

c. Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc được dạng hình ảnh, âm thanh...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định .

3. Những nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 

Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt:

- Thứ nhất, tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ từ Trung ương tới địa phương đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước.

- Thứ hai, tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ. “Tập trung” được hiểu là hồ sơ lưu trữ không bị xé lẻ, phân tán ở cán bộ, nhân viên, các phòng, đơn vị, cơ quan, mà phải được lựa chọn, nộp lưu vào các kho lưu trữ để tập trung quản lý theo quy định của Nhà nước.

II. ĐẶC ĐIỂM VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

l. Những đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ

Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu nhưng không phải tất cả là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có các đặc điểm sau:

a. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng xã hội và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử.

b. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính các văn bản quản lý hay các tác phẩm của các nhà hoạt động nổi tiếng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học, nghệ thuật, v.v...

c. Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, các cá nhân, bởi lẽ chúng là những tài liệu được sản sinh ra cùng thời điểm diễn ra các sự kiện, hiện tượng, và do đó có độ chính xác cao.

d. Tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt của quốc gia nên phải được bảo quản, tổ chức sử dụng theo những quy định pháp lý chặt chẽ, không được mua bán, trao đổi tuỳ tiện.

2. Ý nghĩa của tài liệu lưa trữ

a. Ý nghĩa chính trị: Các quốc gia của mọi thời đại lịch sử đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của mình, bởi lẽ mỗi tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan hoặc cá nhân đều chứa đựng những nội dung thông tin liên quan đến lợi ích của những tập đoàn người, những tầng lớp, những giai cấp nhất định. Các nội dung đó có liên quan đến an ninh, bí mật quốc gia.

b. Ý nghĩa kinh tế: Rất nhiều tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình kinh tế chung; tình hình phát triển của từng ngành; đồ án thiết kế các nhà máy, hầm mỏ, cầu đường; thực trạng tài liệu thiết kế, chế độ máy; tình hình điều tra, khảo sát địa chất, địa hình, khí tượng, thuỷ văn; nội dung các báo cáo và công trình nghiên cứu có liên quan. Đó là những tài liệu nếu được lưu trữ, bảo quản tốt sẽ cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị, phục vụ việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học; giúp cho vượt qua khó khăn, trở ngại, sáng tạo ra các công trình mới hoặc khôi phục lại các công trình đã bị hư hỏng.

c. Ý nghĩa văn hoá : Tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần, phản ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của mỗi dân tộc qua các thời kỳ lịch sử, phản ánh truyền thống đậm đà bản sắc dân tộc của nhân dân Việt Nam. Có thể nói, tài liệu lưu trữ Việt Nam là chứng tích về văn hoá của dân tộc Việt. Nam trong suốt quá trình dựng nước và giữ nước. Sử dụng các tài liệu đó để giáo dục, thuyết phục, hoặc xây dựng các bộ phim, các tác phẩm nghệ thuật làm công cụ tuyên truyền nhân dịp những lễ lớn của dân tộc sẽ đem lại hiệu quả đáng kể. Tài liệu lưu trữ Việt Nam là di sản quý báu, đóng vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu văn hoá dân tộc.

d. Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng chân thực của lịch sử mà các tài liệu khác khó có thể thay thế được bởi lẽ ra đời trong những hoàn cảnh cụ thể, những tài liệu đó chứa đựng những thông tin chân thực vế thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn tài liệu đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử kinh tế; lịch sử văn hoá; lịch sử từng ngành, từng địa phương, từng cơ quan... Việc sử dụng có hiệu quả nguồn sử liệu - tài liệu này sẽ mở ra cho khoa học lịch sử những khả năng mới trong quá trình làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc.

III. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung (điểm giống nhau) của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Công việc này liên quan chặt chẽ với nhiều vấn đề nghiệp vụ lưu trữ khác như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê kiểm tra tình hình tài liệu. Chỉ trên cơ sở tài liệu được phân loại khoa học, thì việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu mới có thể tiến hành một cách thuận lợi. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu và bảo quản được thuận tiện và an toàn.

Tài liệu lưu trữ có thể được phân chia thành các loại sau đây:

a. Tài liệu lưu trữ hành chính: là các tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Nội dung của những tài liệu này phản ánh đầy đủ các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của các thời kỳ lịch sử khác nhau của đất nước. Tài liệu lưu trữ hành chính có nhiều tên loại khác nhau ứng với mỗi thời kỳ lịch sử.

b. Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật: là loại tài liệu phản ánh các hoạt động về  khoa học - kỹ thuật đo các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đại học, các cơ sở sản xuất... sản sinh ra.

c. Tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm (tài liệu nghe nhìn): là một loại tài liệu phản ánh các sự kiện, các hiện tượng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh và âm thanh. Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin.

Việc phân loại tài liệu lưu trữ bao gồm ba giai đoạn:

a. Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia. Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia là quá trình nghiên cứu để phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia theo nhóm nhằm đưa toàn bộ những tài liệu đó vào một hệ thống các kho (viện) hoặc các trung tâm lưu trữ. Giai đoạn phân loại này do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ. Mạng lưới các kho lưu trữ được xác định trên cơ sở các đặc trưng phân loại sau đây:

- Đặc trưng thời đại lịch sử.

- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu.

- Đặc trưng lãnh thổ hành chính.

- Đặc trưng ngành hoạt động.

- Đặc trưng vật liệu, kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu.

b. Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ. Tài liệu trong các kho lưu trữ được phân loại theo các phông lưu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất cơ bản trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu các kho lưu trữ nói riêng, đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, từng cá nhân, v. v... giữ được mối quan hệ lịch sử, phản ánh đúng hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã sản sinh ra tài liệu, tạo điều kiện cho việc sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Giai đoạn này có ý nghĩa rất to lớn làm cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một đơn vị... không bị xé lẻ mà giữ được mối liên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng. Kết quả phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ sẽ tạo nên các phông lưu trữ, các sưu tập lưu trữ như sau:

- Phông lưu trữ cơ quan: bao gồm toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử... đã được chọn lọc và bảo quản ở kho lưu trữ.

- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ: bao gồm toàn bộ tài liệu hình hành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân, một gia đình hoặc dòng họ được đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ nhất định.

- Sưu tập lưu trữ: là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định. Những tài liệu này do khối lượng nhỏ, nội dung không hoàn chỉnh, hoặc do các điều kiện phân tán, xé lẻ nên không đủ điều kiện để lập phông lưu trữ riêng.

c. Giai đoạn 3. Phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ cụ thể. Tài liệu trong từng phông lưu trữ cụ thể cần được phân chia thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng chúng được thuận lợi và có hiệu quả. Trong phạm vi từng phông lưu trữ cụ thể, đơn vị phân loại nhỏ nhất là các đơn vị bảo quản, tức là các hồ sơ được lập ở văn thư cơ quan (trước khi giao nộp vào lưu trữ), hoặc ở các phòng, kho lưu trữ. Thực tế cho thấy, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ đa phần còn chưa được lập hồ sơ, hoặc có hồ sơ  nhưng chưa hoàn chỉnh, do đó trong quá trình phân loại tài liệu, việc khôi phục và lập lại các hồ sơ là công việc không thể bỏ qua, và nhiều khi tốn kém rất lớn công sức và thời gian.

- Việc phân loại phông lưu trữ cơ quan bao gồm các bước sau:

+ Bước 1: chọn phương án phân loại. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. Để chọn được phương án phân loại hợp lý, phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông, phương án phân loại phải đáp ứng được yêu cầu là đảm bảo khối thống nhất của toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhóm tài liệu đồng thời, phản ánh chính xác hoạt động của cơ quan hình thành phông.

Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cụ thể, dựa vào kết qủa nghiên cứu và biên soạn lịch sử hình thành phông và lịch sử phông có thể chọn một trong những phương án phân loại sau:

* Thời gian - cơ cấu tổ chức;

* Cơ cấu tổ chức - thời gian;

* Thời gian - Ngành hoạt động;

* Ngành hoạt động - Thời gian;

+ Bước 2: xây dựng phương án phân loại. Khi đã chọn được phương án phân loại cần xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Trong quá trình xây dựng phương án phán loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào phụ thuộc vào nội dung và khối lượng tài liệu của phông.

+ Bước 3: sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm. Phương án phân loại một phông lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học cao. Muốn vậy, phải chọn được phương án thích hợp, phân chia các nhóm tài liệu một cách đúng đắn, ngoài ra còn phải sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong mỗi nhóm sao cho hợp lý, thể hiện được mối liên hệ lịch sử và lôgic của tài liệu trong phông. Việc sắp xếp các nhóm tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, theo tầm quan trọng và trình tự thời gian.

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Khi tiến hành phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân cũng phải giải quyết các vấn đề giống như phân loại phông lưu trữ cơ quan. Đó là những việc nghiên cứu lịch sử hình thành phông, lịch sử phông, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá tài liệu. Do tính đa dạng của tài liệu phông lưu trữ cá nhân, khi phân loại các nhóm cơ bản có thể vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau như, đặc trưng ngành hoạt động, thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu, v. v...

Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ. Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ cũng phải bắt đầu bằng việc xây dựng phương án phân loại. So với phương án phân loại phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ cá nhân thì phương án phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ đơn giản hơn. Đặc  trưng thường được vận dụng là vấn đề kết hợp với thời gian hoặc ngược lại.

2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

a. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

Không phải tất cả mọi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu đều có giá trị như nhau và đều được lưu trữ tất cả. Vấn đề là ở chỗ cần phải lựa chọn như thế nào để chỉ đưa vào lưu trữ những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Muốn vậy phải tiến hành công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu, tức là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu theo giá trị của các tài liệu đó về các mặt có ý nghĩa lưu trữ. Công việc này chính là xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lưu trữ). Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích quy định thời hạn bảo quản tài liệu, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết giá trị, như vậy sẽ đảm bảo giữ gìn được những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

b. Mục đích, ý nghĩ, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là:

Quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị.

- Xác định đúng giá trị tài liệu sẽ bảo quản được những tài liệu quý, đồng thời hủy bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ  những tài liệu đó.

Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và thận trọng.

c. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm tính chính trị. Những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định, do đó phải tiến hành xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại ra và huỷ bỏ từ lập trường bảo vệ quyền lợi giai cấp, tức là phải xem xét tầm quan trọng của tài liệu đó đối với lợi ích của Đảng, Nhà nước và của nhân dân. Khi đánh giá tài liệu thuộc cơ quan chính quyền địa phương cần xem xét tầm quan trọng của tài liệu đó đối với lợi ích của Đảng, của Nhà nước và nhân dân nói chung, lợi ích của địa phương nói riêng.

- Bảo đảm tính lịch sử. Mang dấu ấn của từng thời kỳ lịch sử sản sinh ra mình, các tài liệu lưu trữ luôn có giá trị gắn liền với từng thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, khi xem xét ý nghĩa của từng loại tài liệu cụ thể cần phải có quan điểm lịch sử, cần đặc biệt chú ý đến những điều kiện cụ thể đã sản sinh ra tài liệu và chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói riêng và trong xã hội nói chung.

- Bảo đảm sự đồng bộ, toàn diện. Các tài liệu luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đó trong nhiều trường hợp, giá trị của một tài liệu nào đó chỉ bộc lộ rõ ràng khi được đặt vào mối quan hệ chung.

Như vậy, khi xem xét giá trị tài liệu cần phải nghiên cứu chúng từ nhiều phía, tránh việc nhận định chủ quan, phiến diện. Có những tài liệu có thể không có giá trị cao về mặt kinh tế song lại chứa đựng những thông tin quý giá về các mặt chính trị, văn hoá, v.v…Khi một tài liệu được đặt trong hệ thống thì giá trị sẽ tăng lên.

d. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định, giá trị tài liệu lưu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể huỷ ngay tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ. Những tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xuất và chiến đấu bảo vệ Tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng, v.v....

- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu. Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí, ý nghĩa riêng của nó, tuy nhiên tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra là có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngoài được xác định giá trị theo thứ tự: tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cơ quan cấp dưới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới. Đối với các tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng và được áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.

Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông. Giá trị tài liệu lưu tra hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của chính cơ quan, tổ chức đó. Khi áp dụng tiêu chuẩn này cũng cần phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước hay trong các tổ chức, các đảng phái, cũng như vai trò của cá nhân trong xã hội có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của tài liệu do các cơ quan hay cá nhân đó chế tác ra. Đặc biệt phải chú ý những tài liệu do các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy Nhà nước sản sinh ra. Những tài liệu này là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho thành phần phông lưu trữ quốc gia. Các tài liêu của những cơ quan không có vai trò lớn trong hoạt động của bộ máy Nhà nước được lựa chọn chủ yếu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, sử dụng thông tin quá khứ của cơ quan hình thành phông.  

- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, cá nhân có thể có rất nhiều loại mang thông tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ, mỗi loại tài liệu đó đều phải được xem xét cụ thể để loại bỏ hợp lý.

Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lưu trữ cho thấy, trong nhiều trường hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây được xét đến trên hai phương diện là: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cập tới. Trong mối quan hệ với một sự việc cụ thể, giá trị của tài liệu phụ thuộc vào thời điểm xảy ra sự việc nói tới. Giá trị tài liệu ra đời trong bối cảnh lịch sử đặc biệt được đánh giá cao. Bởi thế khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại đó của dân tộc. Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện  quan trọng hoặc có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội...của đất nước có những giá trị riêng, ngoài giá trị của tự thân tài liệu.

- Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ. Những phông tài liệu bị mất mát nhiều, khối lượng còn lại ít, theo tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ thì có thể giữ lại bảo quản một số tài liệu có giá trị thấp. Ở nước ta, do chiến tranh thường xuyên và kéo dài, do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, do thiếu kinh nghiệm và do ý thức trách nhiệm thấp trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ nên việc áp dụng tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ để xác định giá trị tài liệu có một ý nghĩa thực tiễn to lớn.

- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu: Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lớn vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó. Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức. Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí không còn giá trị để lưu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể thức về mặt pháp lý (trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt. Những tài liệu mà hiệu lực pháp lý được quy định trong nội dung văn bản thì thời hạn bảo quản thường cao hơn thời hạn quy định trong văn bản.

- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần được phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu không còn đọc được, xem được, hiểu được thì có thể loại bỏ để tiêu huỷ.

- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu. Trong nhiều trường hợp, giá trị của tài liệu còn được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài khác, đặc biệt là ở các tài liệu cổ. Tài liệu được chế tác bằng những phương thức độc đáo: khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim loại như đồng, vàng, viết trên lụa hoặc trên các loại giấy đặc biệt, tài liệu viết bằng chữ Hán, chữ Nôm và các thứ tiếng nước ngoài khác…Những tài liệu đó có thể giúp ích rất nhiều cho việc nghiên cứu lịch sử chữ viết, lịch sử công tác văn thư hoặc tìm hiểu sự phát triển của các ngành thủ công mỹ nghệ và nhiều vấn đề khác. Khi xem xét các tiêu chuẩn đánh giá tài liệu cần chú ý: các tiêu chuẩn nêu trên vừa có tính độc lập, vừa quan hệ chặt chẽ với nhau. Từ yêu cầu thực tế, cần xem xét và vận dụng các tiêu chuẩn đó một cách linh hoạt.

đ. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu được tiến hành dưới sự chỉ đạo của các hội đồng xác định giá trị tài liệu ở ba giai đoạn như sau: Trong công tác văn thư hiện hành; trong các phông lưu trữ cơ quan; và trong các kho lưu trữ Nhà nước. Các hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá. Hoạt động của hội đồng được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan. Thành phần của hội đồng do cơ quan chuyên môn đề nghị, cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt. Để khỏi mất đi những tài liệu quý hiếm do thiếu trách nhiệm, thiếu kinh nghiệm, các tài liệu dự định tiêu huỷ phải lập biên bản riêng, trong đó ghi rõ thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu huỷ, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyển phê duyệt sau khi đã xem xét, kiểm tra, có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.

3. Bổ sung tài liệu vào các kho lưa trữ

a. Bổ sung tài liệu vào các kho là trữ là công tác sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở TW và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử v.v…có tầm quốc gia, còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thì thành phần phòng lưu trữ sẽ ngày càng nghèo, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.

b. Phông lưu trữ quốc gia có những nguồn bổ sung chính, quan trọng sau đây:

- Những tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế. Đó là những tài liệu chủ yếu liên quan đến hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước với đặc điểm nổi bật là: khối lượng rất lớn và không ngừng tăng. Khi tiến hành bổ sung những tài liệu loại này cần tuân thủ những quy định chặt chẽ, đảm bảo các thủ tục cần thiết để tránh thu thập cả các tài liệu không có giá trị cao và thất thoát những tài liệu quý.

- Những tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa được thu thập hết. Căn cứ vào thực tế lịch sử của nước ta, nguồn tài liệu này gồm hai nhóm:

+ Tài liệu do các cơ quan thuộc Nhà nước phong kiến và thực dân tạo nên trong quá trình hoạt động của mình trước cách mạng tháng 8 năm 1945;

+ Tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy chính quyền Việt Nam cộng hoà trước năm 1975.

- Những tài liệu đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản và một số cơ quan khác.

- Những tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài.

c. Bổ sung tài liệu lưu trữ được tiến hành với các nội dung sau:

- Xác định nguồn bổ sung tài liệu;

- Quy định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ.

- Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu;

- Nghiên cứu khả năng phân bổ tài liệu theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ trong cả nước, nghiên cứu lý luận công tác bổ sung tài liệu.  

d. Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu:

- Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp thời đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế.

- Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

4. Thống kê tài liệu lưa trữ  

a. Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dụng tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quân trong công tác lưu trữ.  

b. Thống kê tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ có vị trí quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ, bởi lẽ những số liệu thống kê tài liệu là cơ sở để các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, và đồng thời, căn cứ vào các số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, cơ quan quản lý lưu trữ lập các kế hoạch nhằm quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vị cả nước.

c. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ cần được tiến hành theo những nguyên tắc sau đây.

- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng có hiệu quả.

- Đảm bảo thống kê tài liệu lưu trữ toàn diện, kịp thời, chính xác và triệt để.

- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.

d. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước với những nội dung như sau:

- Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ.

- Thống kê hệ thống công cụ tra cứu, phương tiện bảo quản, tình hình tổ chức, nghiên cứu sử dụng tài liệu và đội ngũ cán bộ lưu trữ. Công cụ thống kê thích hợp có thể là:

+ Mục lục hồ sơ;

+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;

+ Phiếu phòng;  

+ Danh sách phòng;

+ Sổ nhập, sổ xuất tài liệu lưu trữ;

+ Thẻ phông, bộ thẻ phông, số đăng ký các loại tài liệu đặc thù, v.v... Các loại sổ sách thống kê phải lập theo mẫu được Nhà nước quy định, được bảo quản và sử dụng như một loại tài liệu mật.

5. Chỉnh lý lài liệu lưa trữ

a. Chỉnh lý tài liệu lý trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, v.v… để tổ chức khoa học các phòng lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu quả.

b. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung như sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng.

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phòng tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.

- Chọn và xây dựng phương án phân loại hệ thống hoá hơ sơ theo phương án đã chọn.

c. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau:

- Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng.

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ.

- Lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại công việc cụ thể, thí dụ: hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ v.v...

- Chọn và xây dựng phương án phân loại.

- Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thống hóa tài liệu

- Tổng kết chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu, khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.

6. Bảo quản tài liệu lưu trữ  

a. Công tác bảo quản tài liệu lưư trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu phông lưu trữ.

b. Những nguyên nhân gây hư hại cho tài liệu lưu trữ:

- Chất liệu và quá trình chế tác.

- Điều kiện thiên nhiên.

- Điều kiện bảo quản và sử dụng

c. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có những nội dung sau:

- Tạo điều kiện tốt nhất cho việc bảo quản tài liệu.

- Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá của tài liệu, sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất nhập tài liệu theo các quy định chặt chẽ.

- Kiểm tra tình trạng tài liệu, lập phòng bảo hiểm đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị các tài liệu đưa đi tu bổ, phục chế, sao chụp...

d. Những yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Kho lưu trữ.

- Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Trang thiết bị chuyên dụng.

7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

a. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá, v.v... và các quyền lợi của công dân. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học. Mọi hoạt dộng của các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng là tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội và nhằm tiết kiệm tiền của, công sức và thời gian trong quản lý, lãnh đạo và nghiên cứu khoa học, v. v...

b. Những nguyên tắc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Đảm bảo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã được quy định.

- Đảm bảo phục vụ công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, chính xác.

c. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Thông báo về tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thông tin là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưa trữ một cách chủ động.

- Tổ chức phòng đọc tải liệu lưu trữ.

- Triển lãm tài liệu lưu trữ.

- Cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ.

- Công bố tài liệu lưu trữ.

8. Một số phương hướng hoàn thiện công tác lưu trữ:

a. Cải tiến tổ chức quản lý công tác lưu trữ.

- Củng cố hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ, phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của từng cấp, từng cơ quan quản lý lưu trữ trong việc cải tiến công tác lưu trữ.

- Xây dựng quy chế về công tác lưu trữ ở các cấp phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rộng rãi các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.

- Bố trí, tổ chức biên chế công tác lưu trữ phù hợp.

b. Tăng cường ứng dụng thành tựu khoa học hiện đại tập trung vào các khâu nghiệp vụ như:

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ, phông lưu trữ cơ quan;

- Bổ sung tài liệu lưu trữ;

- Đánh giá tài liệu; v.v...

c. Trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác lưu trữ.

- Trang bị cơ sở vật chất có tính chuyên dụng cho các phòng, kho lưu trữ như giá, tủ tài liệu ...

- Trang bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu (quạt thông gió, dụng cụ chống mối, ẩm...);

- Tiến tới trang bị phương tiện khoa học kỹ thuật hiện đại: máy vi tính, máy sao chụp tài liệu...

 

 

Xem thông tin tác giả tại đây    Phản hồi

 BKTT Nâng cao   Nhà nước - Pháp luật - Chính trị - Quân sự   Quang cảnh pháp luật trên thế giới
Văn bản quản lý nhà nước
Văn phong pháp luật hành chính
Công tác lưu trữ
Một số vấn đề về thủ tục hành chính
Một số vấn đề về tâm lý học quản lý
Phụ lục - Quốc hội Việt Nam
Duyệt theo chủ đề
BKTT Thiếu nhi
BKTT Phổ thông
BKTT Nâng cao
Hành tinh của chúng ta
Nhà nước - Pháp luật - Chính trị - Quân sự
Kinh tế
Khoa học - Công nghệ - Môi trường
Văn hóa - Xã hội
Bách khoa gia đình
Văn hóa thần bí Đông - Tây
Con người và những phát minh
BKTT Tổng hợp
BKTT Phụ nữ
Văn minh thế giới
Khám phá & Phát minh
Từ điển
Các nước
Đất nước Việt Nam
Lịch sử & Văn hoá Thế giới
Hiện tượng bí ẩn & kỳ lạ
Tử vi và Phong thuỷ
Danh nhân Thế giới
Danh ngôn nổi tiếng
Trí tuệ Nhân loại
Thơ ca & Truyện ngắn
Ca dao Tục ngữ
Truyện cổ & Thần thoại
Truyện ngụ ngôn & Hài hước
Học tập & Hướng nghiệp
Giải trí - Game IQ - Ảo thuật
Câu đố & Trí thông minh
Cuộc sống & Gia đình
Hoạt động Thanh thiếu niên
Trang chủ  |  Danh ngôn nổi tiếng  |  Danh nhân Thế giới  |  Từ điển  |  Câu hỏi - ý kiến
© 2007-2012 www.bachkhoatrithuc.vn. All rights reserved.
Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp trên Internet số 1301/GP-TTĐT, cấp ngày 30/11/2011.
Công ty TNHH Dịch Vụ Trực Tuyến Polynet Toàn Cầu Làm web seo top google